Авторы:
В. В. Галахов, канд. ист. паук, доц. - гл. 1-3;
И. К. Корнеев, канд. экон. наук, доц. — редактирование, введение, гл. 8;
Г. Н. Ксандопуло, канд. экон. наук, доц. - гл. 9; В. Пшенко, канд. ист. наук, доц. - гл. 5;
Е. А. Степанов, канд. ист. наук, доц. - гл. 6, 7; Ф. Янковская, канд. ист. наук, доц. - гл. 4.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под. ред. И. К. Корнеева. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. — 608 с.
Деятельность руководителя любого уровня и его офиса обязательно предполагает наличие секретарского обслуживания. Четкая организация работы от секретаря-машинистки до помощника руководителя и офис-менеджера, основанная на соответствующей профессиональной подготовке и использовании необходимой нормативно-методической базы и современных информационных технологий, во многом обеспечит повышение уровня эффективности управленческой деятельности и, как следствие, успешность компании в целом.
Для секретарей всех категорий, студентов, обучающихся по специальности «Делопроизводство», слушателей специализированных курсов.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 
1. ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1. Значение деятельности офисного персонала
1.2. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря руководителя
1.3. Квалификационная характеристика офис-менеджера
1.4. Организация и проведение профессионального отбора секретаря
1.4.1. Источники найма персонала
1.4.2. Организация процесса отбора секретаря и используемые методы
1.4.3. Рекомендации по поведению претендента при трудоустройстве на должность секретаря
2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 
2.1. Общая характеристика нормативно-методических документов
2.2. Разработка должностной инструкции секретаря
2.3. Обучающая инструкция секретаря 
2.3.1. Области применения обучающих инструкций
2.3.2. Порядок разработки и структура обучающей инструкции секретаря
2.3.3. Содержание обучающей инструкции секретаря
3. СЕКРЕТАРЬ И РУКОВОДИТЕЛЬ - ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ 
3.1. Обеспечение эффективности использования рабочего времени руководителя
3.2. Организационная и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя
3.3. Организация и проведение совещаний
3.4. Организация протокольных мероприятий
3.5. Организация приема посетителей: правила, организация работы, документирование
3.5.1. Прием посетителей из других организаций
3.5.2. Прием командированных работников
3.5.3. Прием делегации
3.5.4. Прием сотрудников своей организации по текущим вопросам
3.5.5. Прием сотрудников своей организации по личным вопросам
3.5.6. Прием граждан по личным вопросам
3.6. Работа секретаря с обращениями граждан
3.7. Организация и проведение бизнес-поездок руководителя
3.8. Организация и правила общения по телефону
3.9. Оптимальные условия деятельности секретаря. Значение Фэн-шуй при планировании кабинета и организации рабочего места секретаря..................................................................50
4. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ 
4.1. Документационное обеспечение управления 
4.2. Правила оформления документов

4.2.1. Состав реквизитов документов
4.2.2. Бланк документа
4.2.3. Правила оформления реквизитов документов
4.2.3.1. Государственный герб Российской Федерации
4.2.3.2. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования
4.2.3.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания
4.2.3.4. Наименование организации
4.2.3.5. Справочные данные об организации
4.2.3.6. Наименование вида документа
4.2.3.7. Дата документа
4.2.3.8. Регистрационный номер документа
4.2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
4.2.3.10. Место составления или издания документа
4.2.3.11. Адресат
4.2.3.12. Гриф утверждения документа
4.2.3.13. Резолюция
4.2.3.14. Заголовок к тексту
4.2.3.15. Отметка о контроле
4.2.3.16. Текст
4.2.3.17. Отметка о наличии приложения 
4.2.3.18. Подпись
4.2.3.19. Гриф согласования документа
4.2.3.20. Виза согласования документа
4.2.3.21. Оттиск печати
4.2.3.22. Отметка о заверении копии
4.2.3.23. Отметка об исполнителе
4.2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
4.2.3.25. Отметка о поступлении документа в организацию
4.2.3.26. Идентификатор электронной копии документа 
4.3. Организационно-правовые документы
4.3.1. Устав
4.3.2. Положение об организации
4.3.3. Структура и штатная численность
 
4.3.5. Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) организации
4.3.6. Должностная инструкция
4.4. Распорядительные документы
4.4.1. Приказ 
4.5. Информационно-справочные документы 
4.5.1. Протокол заседания
4.5.2. Акт 
4.5.3. Докладная записка
4.5.4. Предложение
4.5.5. Служебная записка
4.5.6. Объяснительная записка
4.5.7. Справка
4.5.8. Сводка
4.5.9. Заключение, отзыв
4.5.10. Перечень, список
4.6. Переписка

4.6.1. Общая характеристика служебной переписки
4.6.2. Бланк делового письма
4.6.3. Реквизиты делового письма
4.6.4. Композиционная структура делового письма
4.6.4.1. Простые письма
4.6.4.2. Сложные письма
4.6.5. Разновидности деловых писем
4.6.5.1. Сопроводительное письмо
4.6.5.2. Письмо-просьба
4.6.5.3. Письмо-запрос
4.6.5.4. Письмо-ответ
4.6.5.5. Письмо-сообщение
4.6.5.6. Письмо-подтверждение
4.6.5.7. Информационное письмо
4.6.5.8. Гарантийное письмо
4.6.5.9. Письмо-извещение
4.6.5.10. Письмо-предложение
4.6.5.11. Письмо-напоминание
4.6.5.12. Письмо-требование
4.6.5.13. Письмо-заявка
4.6.5.14. Письмо-благодарность
4.6.5.15. Письмо-поздравление
4.6.5.16. Письмо-приглашение
4.6.6. Документы, передаваемые по каналам электросвязи
4.6.6.1. Телеграмма
4.6.6.2. Телекс
4.6.6.3. Факсограмма (телефакс, факс
4.6.6.4. Телефонограмма
4.7. Язык документа
4.7.1. Официально-деловой стиль
4.7.1.1. Нейтральный тон изложения
4.7.1.2. Констатирующе-предписывающий характер изложения
4.7.1.3. Точность и ясность изложения
4.7.1.4. Лаконичность (краткость) текста
4.7.2. Особенности употребления языковых средств в текстах документов
4.7.2.1. Использование языковых формул
АЛ.2.2. Применение лексических и графических сокращений
4.7.2.3. Использование терминов
4.7.2.4. Употребление так называемой канцелярской лексики
4.7.2.5. Употребление сложных отыменных предлогов
4.7.2.6. Ограниченная сочетаемость слов
4.7.2.7. Использование конструкций с последовательным подчинением слов
в родительном или творительном падеже
4.7.2.8. Употребление словосочетаний с отглагольным существительным
4.7.2.9. Преобладание страдательных конструкций над действительными
4.7.2.10. Преобладание простых распространенных предложений
4.7.2.11. Употребление сложных рубрицированных перечислений
5. ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики
5.1.2. Типовые технологии обработки поступающих документов

5.1.3. Внутренний документооборот
5.1.4. Культура работы с документами на рабочих местах
5.1.4.1. Организация ознакомления исполнителей с документами
5.1.4.2. Документооборот исполнителя документов
5.1.4.3. Технологии подготовки инициативных и ответных документов
5.1.5. Обработка отправляемой корреспонденции
5.2. Регистрация документов
5.3. Контроль за исполнением документов и принятых решений
5.4. Хранение документов
5.4.1. Оперативное хранение документов
5.4.1.1. Систематизация документов 
5.4.1.2. Общие принципы формирования дел
5.4.1.3. Группировка документов в дела
5.4.1.4. Последовательность расположения документов в деле
5.4.1.5. Составление заголовков дел
5.4.2. Номенклатура дел организации
5.4.2.1. Цели создания
 
5.4.2.3. Оформление и ведение номенклатуры дел 
5.4.2.4. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел
5.4.3. Оценка значимости документов и сроков их хранения
5.4.3.1. Значение и ценность документов
5.4.3.2. Экспертные комиссии организаций
5.4.3.3. Критерии оценки информационного содержания документов
5.4.3.4. Применение Типовых и ведомственных «Перечней...» для определения сроков хранения документов
5.4.3.5. Перечень типовых документов и его структура
5.4.4. Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение
5.4.4.1. Описи дел
5.4.4.2. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию их с учета
5.4.4.3. Оформление дел для оперативного хранения 
5.4.4.4. Дополнительная подготовка дел для длительного хранения
5.4.4.5. Технологии архивного хранения документов
5.4.4.6. Проверка наличия и состояния документов
5.4.5. Выдача архивных справок и копий документов
6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
6.1. Безопасность ценных информационных ресурсов
6.2. Методы работы злоумышленника
6.3. Критерии ценности информации
6.4. Конфиденциальный документ
6.5. Сроки конфиденциальности документа
6.6. Выявление конфиденциальных сведений
6.7. Перечень конфиденциальных сведений
6.8. Регламентация состава конфиденциальных документов
6.9. Документирование конфиденциальных сведений
6.10. Гриф конфиденциальности документа
6.11. Носители конфиденциальной информации
6.12. Составление текста конфиденциального документа
6.13. Санкционирование изготовления конфиденциального документа
6.14. Учет подготовленного проекта документа
6.15. Изготовление конфиденциального документа

6.16. Издание конфиденциального документа 
6.17. Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря-референта
с конфиденциальными документами и материалами
6.18. Угрозы конфиденциальным документам в документопотоках
6.19. Защищенные документопотоки
6.20. Структура защищенных документопотоков
6.21. Номенклатура конфиденциальных дел
6.22. Угрозы конфиденциальным документам при их формировании в дела
6.23. Защита информации при работе секретаря-референта с посетителями
6.24. Защита информации секретарем-референтом при проведении совещаний
и переговоров
7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ 
7.1. Персонал и персональные данные
7.2. Принадлежность персональных данных
7.3. Требования к обработке персональных данных
7.4. Требования к передаче персональных данных
7.5. Права работника
7.6. Структура кадровой информационно-документационной системы
7.7. Функции секретаря-референта при организации кадровой работы
7.8. Характеристика комплексов кадровой документации 
7.8.1. Нормативная и нормативно-справочная документация
7.8.2. Плановая кадровая документация
7.8.3. Организационно-правовая документация
7.8.4. Персональная документация
7.8.5. Договорная документация 235
7.8.7. Унифицированные формы приказов по личному составу
7.8.8. Учетная документация
7.8.9. Документация по учету использования рабочего времени и расчетов
с персоналом по оплате труда
7.8.10. Отчетная и отчетно-справочная документация
7.9. Источники комплектования фирмы персоналом
7.9.1. Процесс подбора персонала
7.9.2. Методы активного подбора персонала
7.10. Состав процедур и документирование приема граждан на работу
7.10.1. Порядок приема граждан на работу
7.10.2. Порядок приема на работу руководящего состава, специалистов, научных
и некоторых других категорий работников
7.10.3. Порядок приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией
7.10.4. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу
7.10.5. Контроль достоверности персональных документов
7.10.6. Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу
7.10.6.1. Резюме
7.10.6.2. Личный листок по учету кадров
7.10.6.3. Автобиография и справка-объективка
7.10.6.4. Рекомендательное письмо и характеристика 
7.10.7. Процесс изучения кандидатов на должность
7.10.7.1. Собеседование с кандидатами на должность
7.10.7.2. Опрос третьих лиц
7.10.7.3. Порядок принятия решения о приеме на работу
7.10.7.4. Заключение трудового договора 

8.1.3.3.4. Оформление многостраничных документов
8.1.3.4. Основные технологии оформления документов
8.1.4. Подготовка таблиц в документах
8.1.4.1. Понятие, структура и виды таблиц
8.1.4.2. Порядок разработки таблицы
8.1.4.3. Основные требования к форме и построению таблиц
8.1.4.4. Оформление нумерационного заголовка таблицы 
8.1.4.5. Оформление тематического заголовка таблицы
8.1.4.6. Оформление граф в головке (шапке) таблицы
8.1.4.7. Оформление заголовков боковика таблицы
8.1.4.8. Оформление прографки таблицы
8.1.4.9. Оформление примечаний к таблице
8.1.5. Компьютерная подготовка таблиц
8.1.5.1. Общая характеристика современных табличных процессоров
8.1.5.2. Структура рабочего окна табличного процессора
8 1 .5.3. Ввод и редактирование данных в электронной таблице
8.1.5.4. Форматирование элементов таблицы 
8.1.5.4.1. Формат представления значений
8.1.5.4.2. Выравнивание значений внутри клетки
8.1.5.4.3. Шрифтовое оформление
8.1.5.4.4. Оформление границ ячейки
8.1.5.4.5. Оформление фона ячейки
8.2. Сетевые технологии информационной работы 
8.2.1. Назначение и возможности Интернет
8.2.2. Организация взаимодействия в сети Интернет
8.2.3. Адресация в Интернет
8.2.4. Подключение к Интернету 
8.2.5. Электронная почта
8.2.6. Телеконференции
8.2.7. Файловые архивы
8.2.8. Технологии WWW
8.2.9. Интерактивное общение в Интернет
9. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
СЕКРЕТАРЯ
9.1. Технические средства создания и обработки документов
9.1.1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных компонентов документов 
9.1.2. Средства копирования и тиражирования документов
9.1.3. Средства микрографии  
9.1.4. Средства обработки документов
9.1.5. Средства транспортировки документов
9.1.6. Средства коммуникационной техники
9.1.6.1. Телефонная связь
9.1.6.2. Факсимильная связь
9.1.6.3. Телеграфная связь
9.1.6.4. 1Р-телефония
9.3. Безопасность работы с техническими средствами
9.3.1. Организация рабочего места
9.3.2. Нормативные акты по охране труда 
9.3.3. Зарубежные стандарты безопасности технических средств
9.3.4. Некоторые рекомендации  

Приложение 1. Извлечение из «Квалификационного справочника должностей
руководителей, специалистов и других служащих»
Приложение 2. Основы графологической экспертизы
1. Основные графологические категории
2. Величина почерка
3. Строки
4. Наклон
5. Нажим 
6. Конфигурация слов
7. Буквы, углы и дуги
8. Аркадический и гирляндический почерки   
9. Штрихи
10. Письмо
Приложение 3. Тест. Проведите графологическую экспертизу
Приложение 4. Тест. Методика «Оперативная память»
Приложение 5. Матричный метод оценки качеств претендентов на должность секретаря
Приложение 6. Пример должностной инструкции секретаря генерального директора
Приложение 7. Классификация затрат рабочего времени управленческого персонала
Приложение 8. Примерная схема рабочего дня секретаря 
Приложение 9. Форма регистрационно-контрольной карточки
Приложение 10. Тест «Владеете ли вы культурой телефонного общения»
Приложение 11. Пример оформления устава организации
Приложение 12. Пример оформления положения об организации
Приложение 13. Пример оформления структуры и штатной численности
Приложение 14. Штатное расписание
Приложение 15. Пример оформления положения о структурном подразделении
Приложение 16. Должностная инструкция секретаря-референта
Приложение 17. Пример оформления приказа
Приложение 18. Пример оформления приказа
Приложение 19. Пример оформления приказа
Приложение 20. Пример оформления приказа
Приложение 21. Пример оформления распоряжения
Приложение 22. Пример оформления протокола
Приложение 23. Пример оформления протокола
Приложение 24. Пример оформления выписки из протокола 
Приложение 25. Пример сокращенного варианта оформления протокола
Приложение 26. Пример оформления акта
Приложение 27. Пример оформления акта
Приложение 28. Пример оформления докладной записки 
Приложение 29. Пример оформления докладной записки 
Приложение 30. Пример оформления докладной записки 
Приложение 31. Пример оформления предложения
Приложение 32. Пример оформления служебной записки
Приложение 33. Пример оформления объяснительной записки
Приложение 34. Пример оформления справки
Приложение 35. Пример оформления справки
Приложение 36. Пример оформления сводки
Приложение 37. Пример оформления заключения
Приложение З8. Пример оформления отзыва
Приложение 39. Пример оформления перечня
Приложение 40. Пример сопроводительного письма
Приложение 41. Пример письма-просьбы
Приложение 42. Пример письма-запроса

Приложение 43. Пример письма-ответа
Приложение 44. Пример письма-сообщения
Приложение 45. Пример письма-подтверждения
Приложение 46. Пример гарантийного письма
Приложение 47. Пример письма-извещения 
Приложение 48. Пример письма-предложения
Приложение 49. Пример письма-напоминания
Приложение 50. Пример письма-требования
Приложение 51. Пример письма-заявки
Приложение 52. Пример письма-благодарности 
Приложение 53. Пример письма-поздравления
Приложение 54. Пример письма-приглашения
Приложение 55. Представление букв русского алфавита латинскими буквами
Приложение 56. Печати и штампы на предприятии: изготовление, использование, учет
Приложение 57. Примерный план первоначального выявления ценных
и конфиденциальных информационных ресурсов фирмы,
технологии их обработки и хранения
Приложение 58. Методические указания по формированию перечня конфиденциальных
сведений
Приложение 59. Методические рекомендации по разработке разрешительной системы доступа к конфиденциальным информации, документам и базам
данных фирмы
Приложение 60. Дополнения в трудовой договор работника
Приложение 61. Обязательство о сохранении коммерческой тайны
Приложение 62. Подписка при увольнении
Приложение 63. Памятка секретарю-референту о порядке работы сотрудников
с конфиденциальной информацией
Приложение 64. Технологическая схема обработки конфиденциальных документов
входного потока
Приложение 65. Технологическая схема обработки конфиденциальных документов
выходного и внутреннего потоков
Приложение 66. Технологическая схема процесса формирования и оформления
конфиденциальных дел
Приложение 67. Примерная инструкция по обработке и хранению конфиденциальных
документов фирмы
Приложение 68. Унифицированная форма № Т-7
Приложение 69. Структура и оформление правил внутреннего распорядка
Приложение 70. Структура и оформление коллективного договора
Приложение 71. Примерная форма трудового договора (контракта
Приложение 72. Унифицированная форма № Т-1
Приложение 73. Унифицированная форма № Т-1а
Приложение 74. Унифицированная форма № Т-2 5 
Приложение 75. Унифицированная форма № Т-2 ГС
Приложение 76. Унифицированная форма № Т-4
Приложение 77. Унифицированная форма № Т-5
Приложение 78. Унифицированная форма № Т-5а
Приложение 79. Унифицированная форма № Т-6 
Приложение 80. Унифицированная форма №Т-6а
Приложение 81. Унифицированная форма № Т-8
Приложение 82. Унифицированная форма № Т-8а
Приложение 83. Унифицированная форма № Т-9 
Приложение 84. Унифицированная форма № Т-9а
Приложение 85. Унифицированная форма № Т-10

Приложение 86. Унифицированная форма № Т-10а
Приложение 87. Унифицированная форма № Т-11
Приложение 88. Унифицированная форма № Т-11а
Приложение 89. Унифицированная форма № Т-12
Приложение 90. Унифицированная форма № Т-13
Приложение 91. Унифицированная форма № Т- 49 
Приложение 92. Унифицированная форма № Т-51
Приложение 93. Унифицированная форма № Т-53 
Приложение 94. Унифицированная форма № Т-53а
Приложение 95. Унифицированная форма № Т-54
Приложение 96. Унифицированная форма № Т-54а
Приложение 97. Унифицированная форма № Т-60
Приложение 98. Унифицированная форма № Т-61
Приложение 99. Унифицированная форма № Т-73 
Приложение 100. Упражнения на выработку практических навыков ввода с клавиатуры
«слепым» десятипальцевым методом
Основная позиция пальцев
Зона указательных пальцев
Шифт (верхний регистр). Прописные буквы. Знаки препинания
Зона средних и безымянных пальцев. Знаки препинания (двоеточие,
запятая, кавычки) 
Зона мизинцев. Знаки препинания (вопросительный знак, черточка,
восклицательный знак, точка с запятой
Знаки препинания (наклонная черта, знак подчеркивания,
круглые скобки
Четвертый ряд клавиатуры. Цифры
Приложение 101. Основы эргономичной и безопасной работы при вводе текста
с клавиатуры
Приложение 102. Географические домены сети Интернет
Приложение 103. Перечень некоторых эмотиконов (смайликов
Приложение 104. Междугородные телефонные коды Российской Федерации
Приложение 105. Международные телефонные коды
Приложение 106. Комплексы упражнений для глаз
Приложение 107. Комплексы упражнений физкультурных минуток
Физкультминутка общего воздействия
Физкультминутка для улучшения мозгового кровообращения
Физкультминутка для снятия утомления с плечевого пояса и рук
Физкультминутка для снятия утомления с туловища и ног
Приложение 108. Комплексы упражнений физкультурных пауз